Tämä on Turun Seudun Vesi Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 20.02.2024. Viimeisin muutos 20.07.2024.
1. Rekisterin nimi
Turun Seudun Vesi Oy:n Henkilöstö-, sidosryhmä-, viestintä- ja yhteistyöyritysrekisteri
2. Rekisterinpitäjä
Turun Seudun Vesi Oy
y -tunnus: 0141915-3
Maariankatu 1, 20100 Turku
turunseudunvesi@turunseudunvesi.fi
3. Rekisterin yhteyshenkilöt
Toimitusjohtaja Aki Artimo
Verkostopäällikkö Tapio Lumme
Sähköposti: etunimi.sukunimi@turunseudunvesi.fi
4. Henkilötietojen sisältö, käsittelytarkoitus ja oikeusperuste
Yhtiön henkilöstön henkilötietosisältö rekisterissä
Turun Seudun Vesi Oy:n henkilöstön henkilötietosisältö muodostuu yhtiön työntekijöistä sekä hallituksen jäsenistä. Rekisterissä on nykyisten ja määriteltyjen säilytysaikojen puitteissa entisten vakituisten ja määräaikaisten työntekijöiden sekä hallitusten jäsenien, kausityöntekijöiden, lopputyöntekijöiden ja harjoittelijoiden henkilötietoja. Henkilötietoja käsitellään palkan- ja palkkioiden maksun, taloushallinnon hoitamisen sekä palveluntuottamiseen liittyvän turvallisuuden ja laadun varmistamiseksi.
Yhtiön sidosryhmien henkilötietosisältö rekisterissä
Turun Seudun Vesi Oy:n sidosryhmien henkilötietosisältö koostuu sen muiden sidosryhmien yhteyshenkilöistä. Rekisterissä on nykyisten ja määriteltyjen säilytysaikojen puitteissa myös entisiä yhteyshenkilöitä, joiden kanssa rekisterinpitäjällä on sidosryhmäyhteys tai muu asiallinen yhteys. Rekisterissä on sidosryhmäsuhteisiin ja yhteystietoihin liittyviä henkilötietoja. Henkilötietoja käsitellään sidosryhmien ja rekisterinpitäjän välisen yhteydenpidon ja palveluntuottamiseen liittyvän yhteydenpidon, turvallisuuden ja laadun varmistamiseksi.
Viestinnän henkilöstötietosisältö rekisterissä
Yhtiön viestinnän henkilötietosisältö koostuu viestinnän yhteyshenkilöistä sekä median edustajista. Rekisterissä on viestintään ja tiedottamiseen liittyvien yhteyshenkilöiden yhteystietoja. Henkilötietoja käsitellään viestinnän ja tiedottamisen yhteyshenkilöiden ja rekisterinpitäjän välisen yhteydenpidon sekä palveluntuottamiseen liittyvän turvallisuuden ja laadun varmistamiseksi.
Yhteistyöyritysten henkilöstötietosisältö rekisterissä
Turun Seudun Vesi Oy:n yhteistyöyritysten henkilötietosisältö muodostuu sen osakaskuntien sekä yhteistyöyritysten tai -yhteisöjen työntekijöistä ja lisäksi perusteltavin osin entisistä työntekijöistä ja yhteyshenkilöistä, joiden kanssa rekisterinpitäjällä on sopimus-, yhteistyö- tai kumppanuussuhde tai muu asiallinen yhteys. Rekisterissä on yhteistyöyritysten tuottamiin palveluihin liittyviä työsuoritteisiin tai yhteystietoihin liittyviä henkilötietoja. Henkilötietoja käsitellään kunnossapitoon, rakennuttamiseen ja muuhun palveluntuottamiseen liittyvän yhteydenpidon, turvallisuuden ja laadun varmistamiseksi.
Käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja kerätään, käsitellään ja käytetään Turun Seudun Vesi Oy:n omiin tarpeisiin. Henkilötietoja voidaan käyttää sopimusten, lakien ja lupien mukaisen palveluntuotannon toteuttamiseen ja kehittämiseen sekä tilausten, hankintojen, osto- ja myyntitapahtumien, ilmoittautumisten, yhteydenottojen ja -pidon, muun asioinnin, viestinnän, tiedottamisen, informoinnin ja raportoinnin hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden mahdollistamiseksi.
Henkilötietoja voidaan käyttää lisäksi asiakas- tai sidosryhmäsuhteiden hoitamiseen tai kehittämiseen. Käsittelyn tarkoituksena voi olla lisäksi muiden maksujen, palkkioiden ja korvausten suorittaminen tai periminen sekä kyselyjen, tilastojen ja tutkimusten suorittaminen. Käsittelyn oikeusperusteena on tarve sopimuksen täytäntöön panemiseksi sekä liiketoimintaan liittyvän oikeutetun edun toteutuminen.
Henkilötietojen käsittely voi perustua myös yhteen tai useampaan tarkoitukseen annettuun suostumukseen. Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, paitsi milloin henkilötietojen suojaa edellyttävät edut tai perusoikeudet syrjäyttävät tällaisten oikeutettujen edut.
Jotta rekisterinpitäjä voi täyttää toimintaansa perustuvat sopimus-, laki- ja lupavelvoitteensa, on rekisterinpitäjän saatava käsitellä henkilötietoja. Ilman tarvittavia henkilötietoja Turun Seudun Vesi Oy ei voi tarjota osakaskunnille sopimuksenmukaista laadukasta veden tuotantoa ja jakelua sekä kehittää palvelua edelleen.
5. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilötietojen käsittelystä mainittu käsittelyn peruste on voimassa ja kohtuullisen ajan sen jälkeen ottaen huomioon velvoittava lainsäädäntö, kuten kirjanpitolainsäädäntö. Tietoja käsitellään vähintään sen ajan kuin työ-, jäsen- tai sidosryhmäsuhde tai muu vastaava suhde, yhteistyösopimus tai muu sopimus on voimassa.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan rekisteröidyltä sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksista, sidosryhmätapaamisista ja muista tilanteista, joissa rekisteröity luovuttaa tietojaan.
Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verottajalta, viranomaisilta, julkisista rekistereistä ja henkilötietohakemistoista, verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisterinpitäjän harkinnan perusteella tietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa yhteistyökumppaneille, jollei rekisteröity ole kieltänyt tietojen luovuttamista. Tietojen luovuttaminen yhteistyökumppaneille tapahtuu vain käyttötarkoituksiin, jotka tukevat henkilötietojen käsittelyn toiminta-ajatusta. Osallistujalistoja ja osallistujien yhteystietoja voidaan jakaa rekisterinpitäjän tilaisuuksissa.
Henkilötietoja ei säännönmukaisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Jos tietoja kuitenkin siirretään, huolehtii rekisterinpitäjä henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuudesta ja käsittelystä lain edellyttämällä tavalla.
8. Rekisterin suojauksen perusteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisteriin on pääsy ainoastaan niillä henkilöillä, joilla on työnsä puolesta tarve käsitellä rekisteritietoja. Tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
9. Rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja säädetyin edellytyksin:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
- tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu
- vaatia virheellisen tai puutteellisen tiedon oikaisua
- vaatia käsittelyn rajoittamista tai henkilötietojensa poistamista
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä
- kieltää käyttämästä tietoja suoramarkkinointiin
Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjän yhteyshenkilöille yllä olevilla yhteystiedoilla. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.
Mikäli rekisteröidyn mielestä henkilötietojen käsittely ei ole ollut asianmukaista, hänellä on oikeus kääntyä asiassa tietosuojavaltuutetun puoleen. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot löytyvät tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta https://tietosuoja.fi
10. Evästeet
Turun Seudun Vesi Oy käyttää verkkosivustollaan evästeitä.
Lisätietoa evästeiden käytöstä: https://turunseudunvesi.fi/evastekaytanto/
11. Yhteydenotot
Kaikki yllä mainittujen oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä kirjallisesti kohdassa 3. oleville yhteyshenkilöille.